AJK MAKANAN

Sebelum

Ø  Mencari katering makanan untuk program.

o   Servey berkenaan penyedia makanan (catering) dibuat antara penyedia makanan yang dicadang ialah catering di rumah kediaman Tun Fatimah dan Warung Azizah. Warung Azizah telah dipilih sebagai penyedia makanan.

Ø  Membuat “quotation” untuk makanan pelajar seramai 94 orang dan seterusnya membuat R/O di Pusat Pembangunan dan Pengembangan Pelajar.

o   “Quotation” makanan yang dibuat di Pusat Pembangunan dan Pengembangan Pelajar menggunakan bajet makanan yang telah diluluskan dalam kertas kerja iaitu sebanyak RM948.00.

Ø  Membuat “quotation” makanan untuk VIP dimana ianya menggunakan “vote” daripada fakulti.

o   “Quotation” untuk makanan VIP adalah sebanyak RM285.00 dan senarai dokumen yang perlu dilengkapkan untuk mendapatkan vote daripada fakulti ialah “Quatation”, borang jamuan, kertas kerja, invois dan cop daripada Warung Azizah serta maklumat akaun bank Warung Azizah.

Ø  Membuat “quotation” makanan pelajar dan staf tambahan seramai 50 orang.

o   “Quotation” makanan pelajar dan staf tambahan diasingkan daripada “quotation” yang dibuat di Pusat Pembangunan dan Pengembangan Pelajar kerana bayaran untuk makanan pelajar dan staf tambahan seramai 50 orang adalah dibayar tunai denga menggunakan dana tajaan.

Ø  Menyediakan senarai menu makan pagi dan tengahari untuk VIP ( Dekan,Timb. Dekan, Ketua Jabatan, Pensyarah, Penceramah )

Ø  Menyediakan perkhidmatan makanan berdasarkan jumlah tetamu yang hadir.

Ø  Membuat pemerhatian melalui video dan pembacaan berkenaan cara dan protokol menghidangkan makanan untuk VIP.

Ø  Memastikan masa makanan perlu sampai. Untuk sarapan, makanan perlu sampai pada jam 8.00 am, makan tengahari pada jam 1.00 pm.

Ø  Mengenalpasti tempat makan untuk VIP dan pelajar dan membuat pesanan barang yang diperlukan untuk penyediaan makanan kepada AJK Teknikal.

o   3 meja makan dan 18 kerusi “bonquet” untuk VIP disediakan.

o   4 meja makan untuk meletakkan makanan pelajar disediakan.

o   Alas meja

o    Tempat makan VIP adalah di makmal catering dan tempat makan bagi pelajar adalah berdekatan makmal katerinng. Tempat ini disahkan 4 hari sebelum program berlangsung kerana terdapat masalah di studio pendidikan iaitu penghawa dingin tidak berfungsi.

Semasa

Ø  Mengambil barang keperluan untuk majlis seperti cawan dan sudu pada malam sebelim majlis bagi mengelakkan sebarang kesulitan pada esok hari. Mencuci dan mengelap arang tersebut kerana barang yang diambil masih belum bersih.

Ø  Mengambil banquet dan cawan minum VIP yang tidak cukup di dewan 1 DTII.

Ø  Menyusun dan memasang alas meja dan kerusi. Menyediakan meja untuk meletakkan makanan.

Ø  Membeli air mineral botol kecik (600ml) dan (200ml) sebagai untuk disediakan kepada panel dan VIP di semasa seminar berlangsung.

Ø  Membeli tisu dan gula-gula untuk diletakkan di atas meja VIP dan panel di bilik seminar sebagai kudapan.

Ø  Mencari bekas untuk meletak gula-gula kerana caterer tidak menyediakan perkhidmatan tersebut.

Ø  Membasuh sudu yang telah digunakan oleh VIP untuk sarapan kerana bimbang katerar lupa menyediakan untuk makanan tengahari.

Ø  Memastikan makanan yang ditempah tiba awal sebelum program berlangsung. Makanan untuk sarapan telah sampai pada pukul 8.00pagi manakala makanan untuk makan tengahari sampai pada oukul 12tengahari. Penceramah meminta untuk makan awal iaitu selepas beliau memberi ceramah pada jam 12.00tengahari dan VIP lain makan tengahari pada jam 3.00 petang.

Ø  Menjaga dan menghidang makanan dan minuman untuk VIP.

Ø  Memastikan kaunter makanan pelajar dijaga. Kaunter telah dijaga oleh ajk unit-unit khas.

Ø  Memastikan tempat membuang sampah (sisa/bekas makanan pelajar) disediakan berdekatan tempat makan pelajar.

Ø  Menunggu sehinggga caterer datang mengambil bekas makanan apabila majlis makan tengahari VIP selesai.

Selepas

Ø  Memastikan tempat makan pelajar dan VIP dibersihkan.

Ø  Alas meja dan kerusi dicabut dan terus dihantar ke dewan 1 DTII.

Ø  Mendapatkan cop dan invois daripada caterer dan menghantar LO kepada Pusat Pembangunan dan Pengembangan Pelajar.

Ø  Menghantar borang jamuan yang disertakan bersama invois kepada fakulti.

Ø  Mendapatkan invois untuk bayaran tunai.

Ø  Membuat post mortem berkenaan program yang telah dijalankan.